Musterauswertung · Automatisierungscheck
Lieferstatusanfragen im technischen Großhandel
Interaktive Musterauswertung eines typischen Anwendungsfalls. Alle Beträge und Potenziale sind Planungsannahmen zur Veranschaulichung, keine Kundenergebnisse und keine verbindlichen Angebote.
Überblick
- Nachrichten
- 3.000
- im untersuchten Monat
- Lieferstatus
- 900
- größte Gruppe
- Anteil
- 30 %
- aller Nachrichten
- Empfohlener Einstieg
- ERP-gestützte Antwortentwürfe mit menschlicher Freigabe
01
Worum geht es in den Nachrichten?
Jede Nachricht wurde einem Hauptanliegen zugeordnet.
| Anliegen | Anteil als Balken | Nachrichten | Anteil |
|---|---|---|---|
LieferstatusFragen nach Versand, Liefertermin oder Sendungsstand | 900 | 30 % | |
BestellungenBestellungen im Text oder als PDF-Anhang | 750 | 25 % | |
ProduktfragenTechnische Daten, Verfügbarkeit, Alternativen | 600 | 20 % | |
ReklamationenBeschädigungen, Fehllieferungen, Rücksendungen | 300 | 10 % | |
SonstigesRechnungsfragen, Adressänderungen, Newsletter u. a. | 450 | 15 % | |
| Gesamt | 3.000 | 100 % |
02
Erkenntnisse und Belastbarkeit
Jede Aussage zeigt, worauf sie beruht.
- Aus Daten beobachtet
- Durch Teamangaben ergänzt
- Noch zu prüfen
In dieser Musterauswertung zeigen die Kennzeichnungen die Struktur einer realen Analyse.
-
Aus Daten beobachtet
900 von 3.000 Nachrichten fragen nach dem Lieferstatus eines bestehenden Auftrags.
Einordnung aller Nachrichten des untersuchten Monats
-
Aus Daten beobachtet
In rund vier von fünf Statusanfragen steht eine Auftrags- oder Bestellnummer im Betreff oder Text.
Mustererkennung in den Statusanfragen
-
Durch Teamangaben ergänzt
Das Team schätzt rund fünf Minuten je Statusanfrage – Suchen, Nachschlagen im ERP und Formulieren.
Angabe aus Teamgespräch, nicht gemessen
-
Aus Daten beobachtet
Liefertermine im ERP-Export sind für die meisten offenen Aufträge gepflegt.
Abgleich der Statusanfragen mit dem Auftragsexport
-
Noch zu prüfen
Die ERP-Schnittstelle erlaubt einen lesenden Zugriff auf Auftragsstatus und Sendungsdaten.
Mit IT bzw. ERP-Dienstleister zu klären
-
Durch Teamangaben ergänzt
Bestellungen per PDF folgen bei wiederkehrenden Kunden meist wenigen Layouts.
Teamangabe, Stichprobe von Anhängen vorhanden
03
Priorisierte Möglichkeiten
Wählen Sie eine Möglichkeit für die Detailansicht.
Lieferstatus abrufen und Antwort vorbereiten
Beobachtung
Statusanfragen sind die größte Gruppe. Sie sind gleichförmig aufgebaut, und die benötigten Angaben liegen bereits strukturiert im ERP.
Belege aus Musterfällen
- AW: Lieferung Auftrag 4711-2291?„…können Sie mir sagen, wann die Ware aus Auftrag 4711-2291 bei uns eintrifft?“ Statusanfrage · Auftragsnr. erkannt
- Bestellung vom 03.03. – Stand?„…unsere Bestellung 88-0412 ist noch nicht da. Gibt es eine Sendungsnummer?“ Statusanfrage · Bestellnr. erkannt
- Wann kommt die Ware?„…wir warten noch auf die Pumpen für die Baustelle Nordring.“ Statusanfrage · keine Nummer → Übergabe
Vorgeschlagener Ablauf
- Statusanfrage im Postfach erkennen
- Auftrags- oder Bestellnummer auslesen
- Absender mit dem Kundenkonto des Auftrags abgleichen
- Status, Liefertermin und Sendungsdaten im ERP abrufen
- Antwortentwurf mit den abgerufenen Angaben erstellen
- Freigabe durch Mitarbeitende, dann Versand
Voraussetzungen
- Lesender Zugriff auf Aufträge über eine ERP-Schnittstelle
- Zugriff auf das Servicepostfach
- Abgestimmte Antwortbausteine
Ausnahmen
- Keine oder mehrere Auftragsnummern
- Absender passt nicht zum Kundenkonto
- Kein Liefertermin im ERP gepflegt
- Anfrage enthält zusätzlich eine Reklamation
Technologieoptionen
- Regeln + Sprachmodell zur Einordnung
- ERP-Schnittstelle
- Workflow-Plattform
- Entwurf im bestehenden Postfach
Nächster Schritt
Pilot mit 200 historischen Anfragen als Testfällen und lesendem ERP-Zugriff vorbereiten.
Bestelldaten aus Anhängen erfassen
Beobachtung
Viele Bestellungen kommen als PDF und werden manuell ins ERP übertragen. Das Potenzial ist groß, die Erfassung von Positionen aber anspruchsvoller als bei Statusanfragen.
Belege aus Musterfällen
- Bestellung KW 11PDF-Anhang mit 14 Positionen, Artikelnummern des Kunden Bestellung · Anhang · Kundenartikelnr.
- PO 2024-118Bestellformular eines Stammkunden, gleiches Layout wie im Vormonat Bestellung · bekanntes Layout
Vorgeschlagener Ablauf
- Bestellungen und Anhänge erkennen
- Kopf- und Positionsdaten auslesen
- Kundenartikelnummern den eigenen Artikeln zuordnen
- Auftragsentwurf im ERP vorbereiten
- Prüfung und Freigabe im Vertriebsinnendienst
Voraussetzungen
- Schreibender ERP-Zugang oder Importweg
- Zuordnungstabelle für Kundenartikelnummern
- Repräsentative Stichprobe von Bestell-PDFs
Ausnahmen
- Handschriftliche oder gescannte Bestellungen
- Unbekannte Artikelnummern
- Abweichende Preise oder Konditionen
Technologieoptionen
- Dokumentenerkennung
- Sprach- oder Dokumentmodell
- ERP-Import bzw. Schnittstelle
Nächster Schritt
Stichprobe von 50 Bestell-PDFs auswerten und Anteil bekannter Layouts bestimmen.
Produktfragen mit Wissensassistenz beantworten
Beobachtung
Produktfragen sind häufig, die Antworten liegen aber verteilt in Datenblättern, Katalogen und Erfahrungswissen. Ob die Quellen vollständig genug sind, ist noch offen.
Belege aus Musterfällen
- Frage zu Druckminderer DM-40„…ist der auch für Trinkwasser zugelassen?“ Produktfrage · Zulassung
- Alternative zu Artikel 30-118?„…der Artikel ist nicht lieferbar, was können Sie empfehlen?“ Produktfrage · Alternative
Vorgeschlagener Ablauf
- Produktfrage erkennen
- Passende Stellen in freigegebenen Datenblättern und Katalogen suchen
- Antwortvorschlag mit Quellenangabe erstellen
- Fachliche Prüfung durch das Team
Voraussetzungen
- Freigegebene, aktuelle Produktunterlagen
- Klare Regeln, welche Fragen beantwortet werden dürfen
Ausnahmen
- Fragen zu Zulassungen und Normen
- Projektbezogene Beratung
- Fehlende Unterlagen
Technologieoptionen
- Suche über freigegebene Dokumente
- Sprachmodell mit Quellenangaben
Nächster Schritt
Abdeckung der Produktunterlagen anhand von 100 echten Fragen prüfen.
Eingangssortierung
Beobachtung
Alle Nachrichten landen in einem Postfach und werden von Hand verteilt. Eine automatische Einordnung entlastet für sich genommen wenig, ist aber Grundlage für die anderen Abläufe.
Belege aus Musterfällen
- Rechnung 2024-0331 – Rückfrage„…die Rechnung enthält eine falsche Lieferadresse.“ Sonstiges · Buchhaltung
- Beschädigte Lieferung„…zwei Kartons waren beschädigt, Fotos anbei.“ Reklamation · Fotos im Anhang
Vorgeschlagener Ablauf
- Nachricht einordnen
- Dringlichkeit und Zuständigkeit bestimmen
- In den passenden Ordner bzw. an das passende Team verteilen
Voraussetzungen
- Abgestimmte Kategorien und Zuständigkeiten
Ausnahmen
- Nachrichten mit mehreren Anliegen
- Unklare Zuständigkeit
Technologieoptionen
- Regeln + Sprachmodell
- Postfachregeln bzw. Workflow-Plattform
Nächster Schritt
Gemeinsam mit dem Pilot umsetzen, falls der Aufwand gering bleibt.
04
Drei Wege zur Umsetzung
Für Möglichkeit 1: Lieferstatus abrufen und Antwort vorbereiten.
| Kriterium | 1Vorhandene Unternehmensplattform nutzenz. B. Microsoft Power Automate in einer Microsoft-365-Umgebung | 2Separater Workflow mit KI-APIz. B. n8n (Cloud oder selbst betrieben) mit der API eines Modellanbieters | 3Selbst betriebene Lösungz. B. Open-Source-Komponenten und ein selbst betriebenes Sprachmodell |
|---|---|---|---|
| Eignung für die Aufgabe | Gut für Postfach, Freigaben und Benachrichtigungen. Einordnung freier Texte erfordert zusätzliche KI-Bausteine. | Sehr flexibel für mehrstufige Abläufe mit Einordnung, Abruf und Entwurf. | Geeignet, wenn Daten die eigene Infrastruktur nicht verlassen sollen. Modellqualität ist mit eigenen Testfällen zu prüfen. |
| Integrationsbedarf | Postfach meist direkt anbindbar. ERP-Anbindung je nach Schnittstelle über Premium- oder eigene Connectoren. | Anbindung von Postfach und ERP über Standard-Knoten oder HTTP-Schnittstellen. | Höherer Entwicklungsaufwand für Anbindung und Oberfläche. |
| Datenverarbeitung | Verarbeitung in der bestehenden Mandanten-Umgebung; KI-Bausteine und Connectoren sind gesondert zu prüfen. | Nachrichteninhalte werden an den Modellanbieter übermittelt – Region, Vertragsbedingungen und Auftragsverarbeitung sind zu klären. | Verarbeitung in der gewählten Infrastruktur; Zugriffsschutz und Protokollierung liegen in eigener Verantwortung. |
| Betrieb und Wartung | Betrieb durch den Hersteller; Pflege der Abläufe durch interne IT oder Dienstleister. | Cloud-Variante oder eigener Betrieb; Updates und Überwachung sind zu vereinbaren. | Eigener Betrieb inkl. Updates, Sicherheit und Überwachung – intern oder durch einen Dienstleister. |
| Laufende Kostenarten | Ggf. zusätzliche Lizenzen für Premium-Connectoren oder KI-Funktionen, Wartung der Abläufe. | Plattform-Abo oder Hosting, nutzungsabhängige Modellkosten, Wartung. | Server bzw. GPU-Kapazität, Betrieb und Wartung. Selbstbetrieb ist nicht automatisch günstiger. |
| Abhängigkeiten | Bindung an Plattform und Lizenzmodell des Herstellers. | Workflow-Plattform und Modellanbieter; Modell austauschbar, wenn sauber gekapselt. | Geringere Herstellerbindung, höhere Abhängigkeit von eigenem Know-how. |
| Offene Voraussetzungen | Vorhandene Lizenzen und Connector-Klassifizierung im eigenen Tenant prüfen. | Lizenzbedingungen der Workflow-Plattform für den konkreten Einsatz, Vertragslage beim Modellanbieter. | Lizenzen der Komponenten, verfügbare Infrastruktur, Betriebsverantwortung. |
1Vorhandene Unternehmensplattform nutzen
z. B. Microsoft Power Automate in einer Microsoft-365-Umgebung
- Eignung für die Aufgabe
- Gut für Postfach, Freigaben und Benachrichtigungen. Einordnung freier Texte erfordert zusätzliche KI-Bausteine.
- Integrationsbedarf
- Postfach meist direkt anbindbar. ERP-Anbindung je nach Schnittstelle über Premium- oder eigene Connectoren.
- Datenverarbeitung
- Verarbeitung in der bestehenden Mandanten-Umgebung; KI-Bausteine und Connectoren sind gesondert zu prüfen.
- Betrieb und Wartung
- Betrieb durch den Hersteller; Pflege der Abläufe durch interne IT oder Dienstleister.
- Laufende Kostenarten
- Ggf. zusätzliche Lizenzen für Premium-Connectoren oder KI-Funktionen, Wartung der Abläufe.
- Abhängigkeiten
- Bindung an Plattform und Lizenzmodell des Herstellers.
- Offene Voraussetzungen
- Vorhandene Lizenzen und Connector-Klassifizierung im eigenen Tenant prüfen.
2Separater Workflow mit KI-API
z. B. n8n (Cloud oder selbst betrieben) mit der API eines Modellanbieters
- Eignung für die Aufgabe
- Sehr flexibel für mehrstufige Abläufe mit Einordnung, Abruf und Entwurf.
- Integrationsbedarf
- Anbindung von Postfach und ERP über Standard-Knoten oder HTTP-Schnittstellen.
- Datenverarbeitung
- Nachrichteninhalte werden an den Modellanbieter übermittelt – Region, Vertragsbedingungen und Auftragsverarbeitung sind zu klären.
- Betrieb und Wartung
- Cloud-Variante oder eigener Betrieb; Updates und Überwachung sind zu vereinbaren.
- Laufende Kostenarten
- Plattform-Abo oder Hosting, nutzungsabhängige Modellkosten, Wartung.
- Abhängigkeiten
- Workflow-Plattform und Modellanbieter; Modell austauschbar, wenn sauber gekapselt.
- Offene Voraussetzungen
- Lizenzbedingungen der Workflow-Plattform für den konkreten Einsatz, Vertragslage beim Modellanbieter.
3Selbst betriebene Lösung
z. B. Open-Source-Komponenten und ein selbst betriebenes Sprachmodell
- Eignung für die Aufgabe
- Geeignet, wenn Daten die eigene Infrastruktur nicht verlassen sollen. Modellqualität ist mit eigenen Testfällen zu prüfen.
- Integrationsbedarf
- Höherer Entwicklungsaufwand für Anbindung und Oberfläche.
- Datenverarbeitung
- Verarbeitung in der gewählten Infrastruktur; Zugriffsschutz und Protokollierung liegen in eigener Verantwortung.
- Betrieb und Wartung
- Eigener Betrieb inkl. Updates, Sicherheit und Überwachung – intern oder durch einen Dienstleister.
- Laufende Kostenarten
- Server bzw. GPU-Kapazität, Betrieb und Wartung. Selbstbetrieb ist nicht automatisch günstiger.
- Abhängigkeiten
- Geringere Herstellerbindung, höhere Abhängigkeit von eigenem Know-how.
- Offene Voraussetzungen
- Lizenzen der Komponenten, verfügbare Infrastruktur, Betriebsverantwortung.
- Microsoft Power Automate: Standard-Connectoren sind in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten; Premium-Connectoren wie der HTTP-Connector erfordern eine zusätzliche Lizenz. Die tatsächliche Lizenzlage ist im eigenen Tenant zu prüfen.
- n8n steht unter der „Sustainable Use License“ (vom Hersteller als „fair-code“ bezeichnet) und ist damit keine Open-Source-Lizenz im Sinne der OSI. Selbstbetrieb für interne Geschäftszwecke ist erlaubt; ob ein konkreter Einsatz darunter fällt, ist anhand der Lizenzbedingungen zu prüfen.
- Das KI-Modell wird nicht nach Ranglisten gewählt, sondern durch Tests mit repräsentativen Aufgaben: Qualität, Laufzeit, Kosten und Datenverarbeitung.
Produkt- und Lizenzangaben: Stand November 2026, nach Herstellerdokumentation.
05
Kostenrahmen
Planungsannahmen, alle Beträge netto.
| Check | 1.500 € |
|---|---|
| Pilot und Auswertung | 3.500 € |
| Integration, Tests und Einführung | 4.000 € |
| Reserve | 1.000 € |
| Gesamt einmalig | 10.000 € |
| Workflow-Lizenzen bzw. Hosting | 100 € |
|---|---|
| Modellnutzung | 50 € |
| Monitoring, Wartung und vereinbarter Support | 300 € |
| Gesamt monatlich | 450 € |
Annahmen
- Eine nutzbare ERP-Schnittstelle ist vorhanden.
- Alle Beträge netto und ausschließlich Teil dieses Rechenbeispiels.
Nicht enthalten
- Zusätzliche ERP-Lizenzen
- Größere Datenbereinigung
- Interne Aufwände Ihres Teams (z. B. Tests, Abstimmungen)
Rechenbeispiel – keine Preisliste unseres Angebots.
06
Nutzenrechner
Ändern Sie die Annahmen – die Ergebnisse passen sich sofort an.
Bitte prüfen Sie die markierten Eingaben. Die Ergebnisse zeigen den letzten gültigen Stand.
Freie Kapazität ist nicht automatisch eine Senkung Ihrer Personalkosten. Die Rechnung dient der Orientierung und muss im Pilot überprüft werden.
So wird gerechnet
- Zeitgewinn (Std.) = Anfragen × (Minuten bisher − Minuten danach) ÷ 60
- Kapazitätswert = Zeitgewinn × Stundensatz
- Nach Betriebskosten = Kapazitätswert − monatliche Betriebskosten
- Amortisation = Investition ÷ positiver Wert nach Betriebskosten
07
Pilotplan und Erfolgskontrolle
Erst messen, dann entscheiden.
Abgegrenzter Anwendungsfall
Nur Lieferstatusanfragen aus dem Servicepostfach, nur deutschsprachige Nachrichten.
Benötigte Daten und Zugänge
Lesender ERP-Zugriff auf Aufträge, Zugriff auf eine Kopie bzw. einen Ordner des Postfachs, Antwortbausteine.
Fachliche Prüfung
Das Serviceteam legt fest, wann ein Entwurf richtig, vollständig und versandfähig ist.
Testfälle und Ausnahmen
Historische Anfragen inkl. Sonderfällen: fehlende Nummer, falscher Absender, kein Liefertermin.
Bisherige Bearbeitungszeit messen
Stichprobe der heutigen Bearbeitungszeit statt Schätzung – Grundlage für den Vergleich.
Entwürfe und Nacharbeit bewerten
Wie viele Entwürfe werden unverändert, angepasst oder verworfen?
Entscheidung über den produktiven Einsatz
Auf Basis der Messwerte: einführen, nachschärfen oder bewusst nicht weiterverfolgen.
Nach der Umsetzung messen
Diese Kennzahlen werden im Projekt erhoben. Es liegen noch keine Messwerte vor.
| Kennzahl | Erhebung | Messwert |
|---|---|---|
| Bearbeitungszeit je Statusanfrage | Zeitstempel bzw. Stichprobe vor und nach Einführung | wird erhoben |
| Freigabe ohne Änderung | Anteil der Entwürfe, die unverändert versendet werden | wird erhoben |
| Nacharbeit | Anteil angepasster oder verworfener Entwürfe, mit Grund | wird erhoben |
| Übergabequote | Anteil der Fälle, die an Mitarbeitende gehen | wird erhoben |
| Antwortzeit | Zeit vom Eingang bis zur Antwort | wird erhoben |
| Laufende Kosten | Tatsächliche Lizenz-, Modell- und Betriebskosten je Monat | wird erhoben |