Automatisierung für den Mittelstand

Weniger manuelle Arbeit.
Vom ersten Check bis zur fertigen Lösung.

Wir finden wiederkehrende Arbeit in Ihren E-Mails, Dokumenten und Systemen – und setzen die passende Automatisierung um.

Keine fertige Idee nötig – ein Bereich genügt.

Musterauswertung · Technischer Großhandel
Musterauswertung
  1. Untersuchte Datenquelle
    Servicepostfach3.000 Nachrichten · ein Monat
  2. Erkannte wiederkehrende Aufgabe
    Lieferstatusanfragen900 Nachrichten · 30 %
  3. Priorisierte Möglichkeit
    #1Lieferstatus abrufen und Antwort vorbereitenZuerst pilotieren
  4. Geschätztes Potenzial
    ≈ 45 Std. / MonatPlanungsannahme, im Pilot zu prüfen
    Nächster Umsetzungsschritt
    Pilot mit ERP-AnbindungAntwortentwürfe, Freigabe durch das Team
Auszug aus der interaktiven MusterauswertungVollständig ansehen

Analyse und Umsetzung aus einer Hand

  1. 01Analysieren
  2. 02Priorisieren
  3. 03Vergleichen
  4. 04Pilot umsetzen
  5. 05Integrieren
  6. 06Begleiten

Wiedererkennung

Wo verliert Ihr Team Zeit mit wiederkehrender Arbeit?

  • Informationen aus E-Mails ins CRM übertragen.

  • Lieferstatus in mehreren Systemen nachschlagen.

  • Angaben aus Dokumenten prüfen und abtippen.

  • Telefonische Anliegen erfassen und weiterleiten.

Der Automatisierungscheck

Ein klarer Einstieg. Eine konkrete Entscheidungs­grundlage.

Wir untersuchen einen Bereich anhand Ihrer Daten. Sie erhalten priorisierte Vorschläge – und für den besten Ansatz Lösungsvergleich, Kosten und Pilotplan.

  1. Schritt 1: Bereich auswählen

    Wir klären gemeinsam, welche Aufgaben und Daten sich eignen.

  2. Schritt 2: Vorhandene Daten untersuchen

    E-Mails, Dokumente oder Systemexporte – geprüft mit Ihrem Team.

  3. Schritt 3: Über die Umsetzung entscheiden

    Sie sehen, was sich lohnt, was es braucht und wie ein Pilot aussieht.

Gut zu wissen

  • Ein Bereich genügt
  • Daten müssen nicht vorsortiert sein
  • Umfang und Preis vorab vereinbart
  • Keine Verpflichtung zur Umsetzung

Was Sie konkret bekommen

Am Ende wissen Sie, was sich lohnt – und wie es weitergeht.

Mehrere Möglichkeiten werden priorisiert. Der beste Ansatz wird vertieft.

Bewusst kompakt: eine Entscheidungsgrundlage, keine Detailplanung jedes Prozesses.

Für alle Möglichkeiten

  1. Untersuchte Daten und wiederkehrende Aufgaben
  2. Priorisierte Möglichkeiten
  3. Belege aus Ihren Daten

Für den wichtigsten Ansatz

  1. Lösungsansatz im Detail
  2. Technologie- und Betriebsvergleich
  3. Kostenrahmen – einmalig und laufend
  4. Nutzenrechnung mit offenen Annahmen
  5. Voraussetzungen und Pilotplan

Umsetzung

Wir zeigen nicht nur Möglichkeiten. Wir bringen Abläufe zum Laufen.

Vom Pilot bis zum laufenden Betrieb.

  • Kundenanfragen bearbeiten

    Anfragen einordnen, Daten aus Fachsystemen ergänzen, Antworten vorbereiten.

    • E-Mail
    • WhatsApp
    • Kontaktformular
  • Telefonische Anliegen aufnehmen

    Anliegen strukturiert erfassen, Vorgänge und Rückrufe vorbereiten.

    • Telefon
    • Rückrufnotiz
  • Dokumente verarbeiten

    Rechnungen, Bestellungen und Formulare auslesen, prüfen, übergeben.

    • PDF
    • Scan
    • E-Mail-Anhang
  • ERP und CRM verbinden

    Daten abgleichen, Vorgänge anlegen, Abtippen vermeiden.

    • ERP
    • CRM
    • Warenwirtschaft
    • Datenbank
  • Unternehmenswissen nutzbar machen

    Antworten aus freigegebenen Quellen – mit Quellenangabe.

    • Dokumente
    • Wiki
    • Datenblätter
  • Wiederkehrende Abläufe automatisieren

    Freigaben, Benachrichtigungen und Übergaben zuverlässig verbinden.

    • Microsoft 365
    • Teams
    • Fachsysteme

Wir verbinden Ihre bestehenden Systeme. Welche Zugriffe und Schnittstellen möglich sind, klären wir gemeinsam.

  • E-Mail
  • WhatsApp
  • Telefon
  • ERP
  • CRM
  • Ticketsystem
  • Dokumentenmanagement
  • Microsoft 365
  • Datenbanken
  • Formulare

Praxisbeispiele

Drei typische Abläufe.

Musterfälle: was automatisch läuft, wo Ihr Team freigibt. Keine Kundenreferenzen.

  • Eingang

    j.wagner@haustechnik-wagner.de

    Lieferung Auftrag 4711-2291?

    Guten Tag, wann trifft die Ware aus Auftrag 4711-2291 bei uns ein?

    Auftrag im ERP

    Auftrag
    4711-2291
    Kunde
    Haustechnik Wagner
    Status
    Versendet
    Liefertermin
    Do., 14.03.

    Antwortentwurf

    Guten Tag Herr Wagner, Ihr Auftrag 4711-2291 wurde versendet. Die Zustellung ist für Donnerstag, 14.03. geplant.

    Wartet auf Freigabe

    MusterfallTechnischer Großhandel

    Lieferstatusanfragen schneller bearbeiten

    Statusanfragen per E-Mail erkennen, den Auftrag im ERP nachschlagen und einen geprüften Antwortentwurf vorbereiten.

  • Ausgelesene Angaben

    Lieferant
    Elektro Schuster GmbH
    Rechnungsnr.
    RE-24-0815
    Betrag brutto
    1.428,00 €
    Objekt
    Unklar
    • Pflichtangaben vollständig
    • Keine Dublette gefunden
    • Lieferant in Stammdaten
    • 2 mögliche Objekte: Lindenstr. 12 und 12a – zur Prüfung
    MusterfallImmobilienverwaltung

    Rechnungen prüfen und richtig zuordnen

    Rechnungs-PDFs auslesen, Pflichtangaben und Dubletten prüfen, Objekt und Lieferant zuordnen – unsichere Fälle gehen zur Prüfung.

  • WhatsApp · Eingang

    Hallo, unsere Heizung im Lager zeigt Fehler E7 und läuft nicht mehr.

    Danke! Damit wir den Einsatz planen können: Wie lautet die Seriennummer auf dem Typenschild?

    SN 30-55821, Standort Industriestr. 4

    Servicevorgang · vorbereitet

    Kunde
    Lagerlogistik Becker
    Gerät
    Heizkessel · SN 30-55821 nachgefragt
    Standort
    Industriestr. 4
    Fehlerbild
    Störung E7, Anlage aus
    Zuständig
    Team Heizung Süd
    MusterfallTechnischer Service

    Aus Anrufen und Nachrichten werden vollständige Servicevorgänge

    Anliegen aus Telefon, E-Mail und WhatsApp strukturiert erfassen, fehlende Angaben nachfragen und den Vorgang im Ticketsystem vorbereiten.

Komplettpaket

Ein Partner für den gesamten Weg.

Mehr als eine Analyse. Sie entscheiden, was Sie bei uns beauftragen.

  1. Verstehen

  2. Entscheiden

  3. Testen

  4. Integrieren

  5. Weiterentwickeln

Drei Formen der Zusammenarbeit

  • Wir setzen um.

    Wir entwickeln und integrieren die passende Automatisierung.

  • Wir arbeiten mit Ihrem Team.

    Wir ergänzen Ihre interne IT und bestehende Dienstleister.

  • Wir begleiten die Partnerwahl.

    Wir helfen bei Anforderungen, Angebotsvergleich, Auswahl und fachlicher Begleitung geeigneter Umsetzungspartner.

Das Werkzeug dahinter

Unser Automatisierungs­radar macht Potenziale greifbar.

Unser Analysewerkzeug strukturiert Ihre Daten und macht wiederkehrende Aufgaben sichtbar. Die Ergebnisse prüfen wir gemeinsam mit Ihnen.

Musterauswertung interaktiv ansehen
AutomatisierungsradarTechnischer Großhandel · KundenserviceMusteransicht

Wiederkehrende Anliegen · 3.000 Nachrichten

  • Lieferstatus900
  • Bestellungen750
  • Produktfragen600
  • Reklamationen300
  • Sonstiges450

Möglichkeiten nach Nutzen und Aufwand

  1. Lieferstatus abrufen und Antwort vorbereitenNutzen hoch · Aufwand mittel
  2. Bestelldaten aus Anhängen erfassenNutzen hoch · Aufwand hoch
  3. Produktfragen mit Wissensassistenz beantwortenNutzen mittel · Aufwand mittel
  4. EingangssortierungNutzen mittel · Aufwand gering
Musteransicht: So bereiten wir Ergebnisse im Automatisierungsradar auf. Die Zahlen gehören zum Musterfall „Technischer Großhandel“.

Team

Zwei Ansprechpartner. Analyse und Umsetzung aus einer Hand.

  • Porträt von Dr. Oliver Köhn

    Dr. Oliver Köhn

    Architektur & UmsetzungSaarbrücken

    Promovierter Physiker und Principal Consultant für Data & AI mit mehr als zehn Jahren Erfahrung. Verantwortet Analyse, Architektur, Umsetzung und Betrieb – Ende zu Ende.

    oliverkoehn.com
  • Porträt von Laura Eder

    Laura Eder

    Produktkonzept & KI-ProzessdesignBerlin

    Übersetzt Arbeitsabläufe in KI-Anwendungen: vom Anwendungsfall über die fachlichen Regeln bis zur Prüfung der Ergebnisse. Erfahrung aus Deutschem Bundestag und Wirtschaftsministerium Saarland.

    lauraeder.de
  • Nachvollziehbare Arbeitsweise
  • Transparente Annahmen
  • Konkrete technische Umsetzung
  • Klare Zuständigkeiten
  • Verständliche Ergebnisse

Mehr über uns

Häufige Fragen

Kurz beantwortet.

Müssen wir schon wissen, was wir automatisieren möchten?

Nein. Es genügt ein Bereich, in dem viel wiederkehrende Arbeit anfällt – etwa ein Servicepostfach oder der Rechnungseingang. Welche Aufgaben sich eignen, ist ein Ergebnis des Checks.

Welche Daten benötigen Sie?

Das hängt vom Bereich ab. Typisch sind E-Mails aus einem Postfach, eine Auswahl von Dokumenten oder Exporte aus Fachsystemen. Welche Daten in welchem Umfang bereitgestellt werden, vereinbaren wir vorher gemeinsam.

Mehr zu Daten & Sicherheit
Können wir auch mit einem einzelnen Postfach oder Dokumenttyp starten?

Ja. Ein klar abgegrenzter Einstieg ist sogar sinnvoll, weil sich Ergebnisse dann schneller prüfen und vergleichen lassen.

Setzen Sie die Automatisierung anschließend selbst um?

Ja, wenn Sie das möchten. Wir entwickeln den Pilot, integrieren die Lösung in Ihre Systeme und begleiten Betrieb und Weiterentwicklung nach Vereinbarung. Der Check verpflichtet aber nicht zu einem Umsetzungsauftrag.

Können Sie mit unserer IT oder unseren Dienstleistern zusammenarbeiten?

Ja. Wir ergänzen interne IT und bestehende Dienstleister – etwa indem wir die Automatisierung bauen und Ihr ERP-Partner die Schnittstelle bereitstellt. Zuständigkeiten legen wir zu Beginn fest.

Unterstützen Sie bei der Auswahl von Tools und Partnern?

Ja. Wir formulieren Anforderungen, vergleichen Angebote und Technologien und begleiten ausgewählte Umsetzungspartner fachlich.

Muss die Lösung KI verwenden?

Nein. Wir wählen die Technik anhand der Aufgabe. Häufig besteht die Lösung aus einer Kombination von festen Regeln, Schnittstellen und KI – und manchmal genügt eine klassische Automatisierung ganz ohne KI.

Was kostet der Check?

Umfang und Preis werden vor Beginn vereinbart. Sie erhalten vorab ein Angebot, das Bereich, Datenbereitstellung, Ergebnisse und Zeitrahmen festhält.

Wie werden unsere Daten verarbeitet?

Vor jeder Analyse vereinbaren wir, welche Daten benötigt werden, wie sie bereitgestellt werden, welche Systeme und Dienstleister beteiligt sind, wo die Verarbeitung erfolgt und wann Daten gelöscht werden.

Daten & Sicherheit im Detail

Welcher Ablauf kostet Ihr Team regelmäßig Zeit?

Beschreiben Sie kurz Ihr Anliegen. Wir klären gemeinsam den passenden nächsten Schritt.

Unverbindlich anfragen Eine kurze Beschreibung genügt.