Rechnungen prüfen und richtig zuordnen
Rechnungs-PDFs auslesen, Pflichtangaben und Dubletten prüfen, Objekt und Lieferant zuordnen – unsichere Fälle gehen zur Prüfung.
Ausgelesene Angaben
- Lieferant
- Elektro Schuster GmbH
- Rechnungsnr.
- RE-24-0815
- Betrag brutto
- 1.428,00 €
- Leistungsort
- Lindenstraße 12
- Objekt
- Unklar
- Pflichtangaben vollständig
- Keine Dublette gefunden
- Lieferant in Stammdaten
- 2 mögliche Objekte: Lindenstr. 12 und 12a – zur Prüfung
- Ausgangslage
- Rechnungen kommen als PDF per E-Mail. Mitarbeitende erfassen Beträge, Rechnungsnummern und Lieferanten und ordnen Dokumente den passenden Objekten zu.
- Datenbasis
- Stichprobe von Rechnungs-PDFs aus dem Eingangspostfach
- Lieferantenstammdaten
- Objektstammdaten mit Adressen und Objektnummern
Lösung
- 1
Dokumenttyp erkennen
Rechnungen werden von Angeboten, Mahnungen und sonstigen Anhängen unterschieden.
- 2
Relevante Felder extrahieren
Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Lieferant, Leistungsort und Leistungszeitraum.
- 3
Pflichtangaben und Dubletten prüfen
Fehlende Angaben und bereits erfasste Rechnungsnummern werden markiert.
- 4
Stammdaten abgleichen
Lieferant und Objekt werden mit den vorhandenen Stammdaten verglichen.
- 5
Zuordnung vorschlagen
Das wahrscheinlich passende Objekt wird mit Begründung vorgeschlagen.
- 6
Unsichere Fälle markieren
Mehrdeutige Zuordnungen landen in einer Prüfliste statt im Fachsystem.
- 7
Nach Freigabe übergeben
Erst nach fachlicher Freigabe werden die Daten an das zuständige System übergeben.
Was die Lösung bewusst nicht tut
- Die Lösung bereitet Erfassung und Zuordnung vor. Zahlungen werden nicht automatisch freigegeben.
- Unsichere Zuordnungen werden sichtbar markiert und nicht stillschweigend übernommen.
- Freigabe und Verantwortung bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden.
Technologie
| Baustein | Beispiel |
|---|---|
| Texterkennung | Dokumentenerkennung (OCR) bzw. Auslesen des Textlayers bei digitalen PDFs |
| Feldextraktion | Kombination aus festen Regeln und einem Sprach- oder Dokumentmodell |
| Abgleich | Regelbasierter Abgleich mit Stammdaten, unscharfe Suche für Schreibvarianten |
| Übergabe | Schnittstelle oder Importformat der eingesetzten Verwaltungs- bzw. Buchhaltungssoftware |
Voraussetzungen
- Zugriff auf aktuelle Lieferanten- und Objektstammdaten
- Geklärter Übergabeweg in die Verwaltungs- oder Buchhaltungssoftware
- Festgelegte Freigaberegeln und Zuständigkeiten
Ergebnis
Musterfall – es liegen keine Messwerte vor. In einem Projekt messen wir:
- Erfassungszeit je Rechnung
- Anteil korrekt vorgeschlagener Objektzuordnungen in der Prüfung
- Anzahl erkannter Dubletten und fehlender Pflichtangaben
- Anteil der Fälle in der Prüfliste